SAISIE DES BONS DE COMMANDE
Cette fonction sert à mettre à jour ou consulter le fichier des bons de commande.
La saisie des bons de commande est particulièrement utile pour :
- passer vos commandes à vos fournisseurs
- suivre les reliquats concernant chaque bon de commande
- générer automatiquement toutes les entrées en stock lors
de la réception des commandes passées à vos fournisseurs.
La liste des bons de commande apparait à l'écran.
Navigation devant la liste
Pour quitter la base Bons de commande.
Pour changer l'ordre de tri à l'écran.
La saisie de cette base met à votre disposition les index suivants :
A - BON DE COMMANDE Nø + ELEMENT Nø
B - CODE FOURNISSEUR + BON DE COMMANDE Nø
C - REFERENCE + CODE FOURNISSEUR + BON DE COMMANDE Nø
D - BON DE COMMANDE Nø + FAMILLE + ARTICLE
E - FAMILLE + ARTICLE
F - DATE + CODE FOURNISSEUR
G - BRUT
H - CODE BARRE
I - TRAVAIL Nø + DATE + HEURE + BON DE COMMANDE Nø
L'appui sur une touche de A à I active immédiatement
l'index correspondant et réaffiche la liste.
Pour chercher un élément de B.C.
Vous pouvez trier la base en changeant son index actif (touche <F2>)
et trouver instantanément un élément de B.C. si vous connaissez
l'un des renseignements clés utilisés par les index décrits ci-dessus.
Vous pouvez taper au clavier sans appuyer sur <F3>, devant la liste.
Pour ajouter un nouvel élément de B.C.
Pour modifier la fiche de l'élément de B.C. en cours.
Pour supprimer la fiche de l'élément de B.C. en cours.
La fiche de l'élément de B.C. en cours apparait à l'écran. Voir plus loin
le paragraphe intitulé « Navigation devant la fiche élément de B.C. ».
Pour passer sur la ligne de l'élément de B.C. précédent.
La ligne précédente dépend de l'index actif.
Pour passer sur la ligne de l'élément de B.C. suivant.
La ligne suivante dépend de l'index actif.
Pour passer à la page précédente dans la liste.
Pour passer à la page suivante dans la liste.
Ce bouton (ou la combinaison de touches <Alt F>) permet de filtrer les fiches contenues
dans la base bons de commande de façon à ne voir à l'écran que
les fiches répondant à une condition définie par vous-même.
Voir aussi le chapitre nommé GUIDE CONDITIONS.
Ce bouton (ou la combinaison de touches <Alt C>) permet de compter :
- le nombre de fiches présentes dans la base si aucun filtre n'est actif.
- le nombre de fiches répondant OUI à la condition définie dans le filtre actif
si vous avez filtré la base auparavant.
Voir aussi le chapitre nommé COMPTEUR DE CORRESPONDANCE.
Ce bouton (ou la combinaison de touches <Alt A>) permet d'analyser la base
bons de commande sous forme de liste, et sous forme graphique
si au moins un champs cumulable est présent dans la liste.
Voir aussi le chapitre nommé ANALYSE.
Ce bouton (ou la combinaison de touches <Alt S>) permet de consulter et d'imprimer
des statistiques globales concernant la base courante. Le logiciel calcule le total,
la moyenne, la plus petite et la plus grande valeur trouvées, pour chaque champs.
Voir aussi le chapitre nommé STATISTIQUES.
Fiche élément de B.C.
Description des champs
Bon de Commande Nø
Numéro du bon de commande en cours (F2 = guide).
La valeur de ce champs est calculée par le programme lors de l'ajout d'une nouvelle fiche.
Code fournisseur
Entrez le code du fournisseur concerné (F2 = guide fournisseurs).
Si le code fournisseur indiqué n'est pas enregistré dans la base FOURNISSEURS,
le logiciel vous propose d'ajouter un nouveau FOURNISSEUR.
Travail Nø
Numéro du travail auquel est lié ce bon de commande (F2 = guide).
Si le travail nø indiqué n'est pas enregistré dans la base TRAVAUX SUR STOCK,
le logiciel vous propose d'ajouter un nouveau TRAVAIL.
Appelant
Code de personne ou service en contact.
Date
Date de votre commande (F2 = calendrier).
Heure
Heure de commande (F2 renvoie l'heure courante).
Elément Nø
Numéro d'ordre de cet élément dans le B.C. (F2 = guide bons de commande).
Famille
Code famille, si cet élément concerne un article en stock (F2 = guide familles).
Si la famille indiquée n'est pas enregistrée dans la base FAMILLES,
le logiciel vous propose d'ajouter une nouvelle FAMILLE.
Vous pouvez ne pas indiquer le code famille lorsque vous choisissez un article.
Si cet article n'a pas le même code dans une autre famille, le code famille
est automatiquement récupéré par le logiciel, sinon celui-ci vous propose
de choisir la famille concernée, parmi les familles ayant un article portant
le même code.
Article
Code article, si cet élément concerne un article en stock (F2 = guide articles).
Si l'article indiqué n'est pas enregistré dans la base ARTICLES,
le logiciel vous propose d'ajouter un nouvel ARTICLE.
Référence
Code de la référence à utiliser (F2 = guide références).
La référence permet de simplifier la saisie pour les produits ou prestations
que vous enregistrez. Le fichier des références est mis en relation
avec le fichier des bons de commande. Ce fichier contient l'ensemble
des références que vous avez enregistrées. Pour chaque référence
vous pouvez indiquer l'INTITULE, la DESIGNATION, la QUANTITE,
le PRIX UNITAIRE HORS TAXES, le POIDS BRUT, la TARE.
En choisissant une référence vous indiquez implicitement ces renseignements
qui vous sont donc proposés après validation du code référence.
NOTE : cette zone de saisie est disponible uniquement si vous disposez
du module facturation dans votre configuration.
Voir également : GESTION DES REFERENCES.
Code barre
Si article identifié par code barre (F2 = guide articles).
La saisie de ce champs est possible si votre configuration contient
le module STOCK.
Réf. fournisseur
Code ou numéro de cet article (ou cette référence) chez votre fournisseur.
Ce champs est rempli par le logiciel lorsque l'élément de BC courant
est un article, si le fournisseur est enregistré dans la fiche de l'article
et si le champs Article de ce fournisseur (Article F1 à Article F4) n'est pas
vide. Voir aussi la page concernant les fournisseurs dans la fiche Article.
L'information placée dans ce champs remplacera votre code article interne
sur vos bons de commande. Votre fournisseur verra ainsi SON code à la place
du vôtre.
Désignation
La désignation est imprimée sur le bon de commande.
Utilisez depuis ce champs le guide des Codes d'impression (touche F5) pour insérer
du texte avec différentes fontes de caractères et tailles, et pour insérer des images.
A l'intérieur du guide, la touche F1 donne accès à toute explication concernant
le fontionnement du guide et des codes d'impression.
P.A.U.H.T
Prix d'Achat Unitaire Hors-Taxes (F2 = calculette).
Ce champs contient des montants.
Vous pouvez cumuler ce champs dans une liste et le consulter sous forme graphique.
Marge
Pourcentage de marge, calculé avec le Prix d'achat et le Prix de vente.
Ce champs est mis à jour automatiquement.
Vous pouvez cumuler ce champs dans une liste et le consulter sous forme graphique.
P.V.U.H.T
Prix de Vente Unitaire H.T. (F2 = calculette).
Ce champs contient des montants.
Vous pouvez cumuler ce champs dans une liste et le consulter sous forme graphique.
Qté
Nombre d'unités de consommation, si calcul P.V.U.H.T x QUANTITE (F2 calculette).
Vous pouvez cumuler ce champs dans une liste et le consulter sous forme graphique.
La quantité permet d'indiquer combien d'unités de consommation vous commandez.
Elle est multipliée par le prix d'achat unitaire H.T. et par le nombre
de colis pour obtenir le montant total brut H.T. de l'élément de B.C.
en cours. Si la quantité est indiquée, le POIDS BRUT et la TARE ne vous sont
pas demandés. Le prix de l'élément de bon de commande en cours est alors :
( QUANTITE * NOMBRE DE COLIS * PRIX D'ACHAT UNITAIRE ) - REMISE
Si le nombre de colis est 0, le logiciel ne l'utilise pas dans le calcul.
Lors l'impression du bon de commande, et lors de la réception en stock
des articles commandés, le logiciel convertit la quantité de consommation
en quantité d'achat, en appliquant le coefficient de conversion indiqué
dans la fiche de chaque article. Votre fournisseur et votre magasinier
réceptioniste peuvent ainsi traiter votre commande plus facilement
et réduire les risques d'erreur de conversion. Si quantité de consommation
que vous enregistrez n'est pas un multiple de la quantité d'achat,
le logiciel l'ajuste automatiquement.
Unité
Unité de consommation pour l'article courant si l'élément courant est un article.
Ce champs est mis à jour automatiquement.
L'unité de consommation est convertie en unité d'achat quand vous enregistrez
la réception des articles en stock et sur les bons de commande imprimés.
Voir la fiche article pour paramétrer la conversion.
Nombre colis
Nombre de colis pour cet élément de bon de commande (1 par défaut) (F2 = calculette).
Vous pouvez cumuler ce champs dans une liste et le consulter sous forme graphique.
Si l'élément de B.C. en cours a un nombre indiqué dans le champs QUANTITE,
le nombre de colis est multiplié par la quantité et par le prix d'achat
unitaire hors-taxes pour donner le total brut de cet élément de B.C.
Si un poids est indiqué et non la quantité, le poids brut est le poids
de l'ensemble des colis.
Poids Brut
Poids brut des marchandises, si calcul P.V.U.H.T. * POIDS NET (F2 = calculette).
Vous pouvez cumuler ce champs dans une liste et le consulter sous forme graphique.
Si le poids brut est indiqué, la QUANTITE ne vous est pas demandé.
Le prix de l'élément de bon de commande en cours est dans ce cas :
( (POIDS BRUT - TARE) * PRIX DE VENTE UNITAIRE ) - REMISE
Tare
Poids de l'emballage, si poids mentionné sur B.C. (F2 = calculette).
Vous pouvez cumuler ce champs dans une liste et le consulter sous forme graphique.
POIDS BRUT - TARE = POIDS NET
Le programme ignore cette zone de saisie si le poids brut est égal à 0.
Remise
Pourcentage de remise pour l'élément de commande en cours (F2 = calculette).
Code TVA
Tapez 0, 1 ou 2 (F2 = guide taux de TVA).
Taux
Taux de T.V.A. correspondant au code indiqué, au moment de la saisie.
Ce champs est mis à jour automatiquement.
Brut
Total H.T. de l'élément de commande en cours, avant remise.
Ce champs est mis à jour automatiquement.
Ce champs contient des montants.
Vous pouvez cumuler ce champs dans une liste et le consulter sous forme graphique.
Remise
Montant de la remise pour l'élément de commande en cours.
Ce champs est mis à jour automatiquement.
Vous pouvez cumuler ce champs dans une liste et le consulter sous forme graphique.
Délai
Délai maximal pour la réception en stock, accepté par votre fournisseur.
Ce champs permet au logiciel de vous indiquer quels sont les articles
(commandés à vos fournisseurs) non reçus après expiration du délai prévu.
La date de commande est affichée dans une couleur différente (initialement
le rouge) de celle des autres champs, dans la liste, pour tous les articles
concernés.
Qté R
Quantité reçue de votre fournisseur pour cet élément de bon de commande.
Ce champs est mis à jour automatiquement.
Vous pouvez cumuler ce champs dans une liste et le consulter sous forme graphique.
Le contenu de ce champs est calculé lorsque vous validez avec la touche F8
l'option nommée Réception Stock. Lorsque vous cliquez sur Réception Stock,
le logiciel calcule le nombre d'entrées enregistrées pour le bon de commande
courant, puis affiche un tableau dans lequel vous voyez, pour chaque article
du b.c., la quantité commandée, la quantité non reçue, la date et l'heure
courantes. Vous pouvez alors entrer les éventuels compléments reçus, au fur
et à mesure de leur réception, en temps réel ou en différé.
Après validation, le logiciel génère les fiches d'entrées correspondantes.
Navigation devant la fiche élément de B.C.
Pour effacer la fiche à l'écran et retourner dans la liste.
Pour chercher un élément de B.C.
Vous pouvez trier la base en changeant son index actif (touche <F2>
devant la liste) et trouver instantanément un élément de B.C.
si vous entrez l'information clé de l'index actif (voir <F2> : Index)
Pour ajouter un nouvel élément de B.C.
Pour modifier la fiche de l'élément de B.C. en cours.
Pour supprimer la fiche de l'élément de B.C. en cours.
Le bon de commande entier sera supprimé si vous supprimez son premier élément.
NOTE : La suppression de tout ou partie d'un bon de commande
ne supprime pas les entrées éventuellement générées lors
de la RECEPTION EN STOCK d'articles indiqués sur ce bon de commande,
mais supprime le numéro du bon de commande indiqué dans les fiches
de ces entrées.
Si vous voulez également supprimer les entrées liées, appuyez
sur RECEPTION STOCK puis supprimez la (ou les) réception
concernée, avant de supprimer le bon de commande.
Pour passer sur la fiche de l'élément de B.C. précédent.
La fiche précédente dépend de l'index actif.
Pour passer sur la fiche de l'élément de B.C. suivant.
La fiche suivante dépend de l'index actif.
Cette touche permet d'AJOUTER UN SUPPLEMENT dans le B.C. en cours.
Le logiciel vous demande d'introduire la REFERENCE et les renseignements
qui suivent la référence.
Cette touche permet de modifier uniquement le délai maximal
de réception prévu pour l'élément de commande courant.
Cette option permet de consulter ou modifier la liste des articles
commandés et livrés. Vous pouvez enregistrer les entrées pour tout
ou partie du bon de commande selon si votre fournisseur vous a
ou non livré votre commande en une seule fois.
Voir également dans ce chapitre l'option ENTREES.
Cette touche permet de récupérer, dans le bon de commande
courant ou dans un nouveau bon de commande, le contenu :
- d'un article
- d'un assemblage (version intégrale nécessaire)
- d'une sortie d'article
- d'un autre bon de commande
- d'un bon de livraison
et si votre configuration contient le logiciel Facturation,
- d'une commande client
- d'un devis
Pour connaître le poids total du bon de commande courant.
Cette touche permet d'imprimer le BON DE COMMANDE en cours
sans passer par la fonction d'impression des B.C.
Voir GESTION DES ARTICLES.
Cette option donne accès à la saisie manuelle des entrées
enregistrées sur le bon de commande courant.
Voir également : RECEPTION STOCK.
Voir également : SAISIE DES ENTREES D'ARTICLES.
Cette touche donne accès à la gestion des fournisseurs. La liste
des fournisseurs apparait à l'écran avec la barre de sélection
placée sur le fournisseur indiqué dans le bon de commande en cours.
Voir également : GESTION DES FOURNISSEURS.
Cette touche donne accès à la gestion des références
de facturation. La liste des références apparait à l'écran
avec la barre de sélection placée sur la référence indiquée
dans l'élément de bon de commande en cours.
Voir également : GESTION DES REFERENCES DE FACTURATION.