FACTURATION ICIM
SAISIE DES COMMANDES CLIENTS
Cette fonction sert à mettre à jour ou consulter le fichier des commandes clients.
L'enregistrement des commandes de vos clients permet ensuite l'impression
des factures sans saisie supplémentaire. Une commande n'est pas une facture :
elle peut être facturée seule ou avec d'autres commandes du même client.
Une facture contient une ou plusieurs commandes.
Le logiciel vous demande le mois et l'année concernés afin d'ouvrir
le fichier de commandes correspondant. Chaque mois un nouveau fichier
de commandes est créé par le programme.
La liste des commandes clients apparait à l'écran.
Navigation devant la liste
Pour quitter la base Commandes clients.
Pour changer l'ordre de tri à l'écran.
La saisie de cette base met à votre disposition les index suivants :
A - CODE CLIENT + DATE + COMMANDE N°
B - FACTURE + DATE + COMMANDE N°
C - COMMANDE N° + ELÉMENT N°
D - COMMANDE N° + FAMILLE + ARTICLE
E - FAMILLE + ARTICLE
F - RÉFÉRENCE + CODE CLIENT + COMMANDE N°
G - DATE + COMMANDE N°
H - CODE CLIENT + FACTURE + APPELANT
I - BRUT
J - BL N° + BL ELÉMENT + COMMANDE N°
K - BL N° + BL ELÉMENT + FAMILLE + ARTICLE
L - BL N° + BL ELÉMENT + RÉFÉRENCE
M - CODE BARRE
N - COMMANDE N° + ELÉMENT N° + EMPLACEMENT
O - COMMANDE N° + ELÉMENT N° + SÉRIE OU LOT N°
L'appui sur une touche de A à O active immédiatement
l'index correspondant et réaffiche la liste.
Pour chercher un élément de commande.
Vous pouvez trier la base en changeant son index actif (touche <F2>)
et trouver instantanément un élément de commande si vous connaissez
l'un des renseignements clés utilisés par les index décrits ci-dessus.
Vous pouvez taper au clavier sans appuyer sur <F3>, devant la liste.
Pour ajouter un nouveau élément de commande.
Pour modifier la présente page de la fiche du élément de commande en cours.
Pour supprimer la fiche du élément de commande en cours.
La fiche du élément de commande en cours apparait à l'écran. Voir plus loin
le paragraphe intitulé « Navigation devant la fiche élément de commande ».
Pour passer sur la ligne du élément de commande précédent.
La ligne précédente dépend de l'index actif.
Pour passer sur la ligne du élément de commande suivant.
La ligne suivante dépend de l'index actif.
Pour passer à la page précédente dans la liste.
Pour passer à la page suivante dans la liste.
Ce bouton (ou la combinaison de touches <AltGr> et <F>) sert à filtrer les fiches contenues
dans la base commandes clients de façon à ne voir à l'écran que
les fiches répondant à une condition définie par vous-même.
Voir aussi le chapitre nommé GUIDE CONDITIONS.
Ce bouton (ou la combinaison de touches <AltGr> et <C>) sert à compter :
- le nombre de fiches présentes dans la base si aucun filtre n'est actif.
- le nombre de fiches répondant OUI à la condition définie dans le filtre actif
si vous avez filtré la base auparavant.
Voir aussi le chapitre nommé COMPTEUR DE CORRESPONDANCE.
Ce bouton (ou la combinaison de touches <AltGr> et <A>) sert à analyser la base
commandes clients sous forme de liste, et sous forme graphique
si au moins un champs cumulable est présent dans la liste.
Voir aussi le chapitre nommé ANALYSE.
Ce bouton (ou la combinaison de touches <AltGr> et <S>) sert à consulter
des statistiques globales concernant la base courante. Le logiciel calcule le total,
la moyenne, la plus petite et la plus grande valeur trouvées, pour chaque champs.
Voir aussi le chapitre nommé STATISTIQUES.
Fiche élément de commande - page 1
Description des champs - page 1
Commande N°
Numéro de la commande client en cours (F2 = guide).
La valeur de ce champs est calculée par le programme lors de l'ajout d'une nouvelle fiche.
Code client
Entrez le code du client concerné (F2 = guide clients).
Si le code client indiqué n'est pas enregistré dans la base CLIENTS,
le logiciel vous propose d'ajouter un nouveau CLIENT.
Si le client ayant passé commande ne respecte pas les délais de règlement
qui lui sont accordés, le logiciel vous le dit et vous demande si vous
acceptez d'effectuer sa commande.
Si vous validez ce champs sans indiquer un code client, le logiciel
vous invite à saisir la fiche CLIENT OCCASIONNEL. Cette fiche permet
d'enregistrer très rapidement un client de passage car vous n'avez
qu'un renseignement indispensable à introduire : son NOM.
Travail N°
Numéro du travail auquel est liée cette commande client (F2 = guide).
Si le travail n° indiqué n'est pas enregistré dans la base TRAVAUX SUR STOCK,
le logiciel vous propose d'ajouter un nouveau TRAVAIL.
Appelant
Code de personne ou service qui vous a passé commande (F2 = guide appelants).
Ce renseignement peut servir à faire le tri par service, sur les factures
destinées à vos clients.
Voir également : GESTION DES CLIENTS.
Date
Date de la commande (F2 = calendrier).
Heure
Heure de commande (F2 renvoie l'heure courante).
Elément N°
Numéro d'ordre de cet élément dans la commande (F2 = guide commandes du mois).
Référence
Code de la référence à utiliser (F2 = guide références).
La référence permet de simplifier la saisie pour les produits
ou prestations que vous enregistrez. Le fichier des références est mis
en relation avec le fichier des commandes clients. Ce fichier contient
l'ensemble des références que vous avez enregistrées. Pour chaque référence
vous pouvez indiquer l'INTITULE, la DESIGNATION, la QUANTITE,
le PRIX UNITAIRE HORS TAXES, le POIDS BRUT, la TARE.
En choisissant une référence vous indiquez implicitement ces renseignements
qui vous sont donc proposés après validation du code référence.
Voir également : GESTION DES REFERENCES.
Désignation
La désignation est imprimée sur la facture, pas l'intitulé.
Utilisez depuis ce champs le guide des Codes d'impression (touche F5) pour insérer
du texte avec différentes fontes de caractères et tailles, et pour insérer des images.
A l'intérieur du guide, la touche F1 donne accès à toute explication concernant
le fontionnement du guide et des codes d'impression.
P.A.U.H.T
Prix d'Achat Unitaire Hors-Taxes (F2 = calculette).
Marge
Pourcentage de marge, calculé avec le Prix d'achat et le Prix de vente.
Ce champs est mis à jour automatiquement.
P.V.U.H.T
Prix de Vente Unitaire H.T. (F2 = calculette).
Si le logiciel Course est inclus dans le logiciel ICIM installé, l'appui
sur la touche F3 renvoie dans ce champs le PRIX DU BON pour ce client,
lors de la saisie.
Qté
Nombre d'unités, si calcul P.V.U.H.T. * QUANTITE (F2 = calculette).
La quantité permet d'indiquer combien d'unités vous avez fourni ou devez fournir.
Elle est multipliée par le prix de vente unitaire H.T. et par le nombre
de colis pour obtenir le montant total brut H.T. de l'élément de commande
en cours. Si la quantité est indiquée, le POIDS BRUT et la TARE sont mis
à zéro et ne vous sont pas demandés.
Le prix de l'élément de commande en cours est alors :
( QUANTITE * NOMBRE DE COLIS * PRIX DE VENTE UNITAIRE ) - REMISE
Si le nombre de colis est 0, le logiciel ne l'utilise pas dans le calcul.
Nombre colis
Nombre de colis pour cet élément de commande (1 par défaut) (F2 = calculette).
Si l'élément de commande en cours a un nombre indiqué dans le champs
QUANTITE, le nombre de colis est multiplié par la quantité et par le prix
de vente unitaire hors-taxes pour donner le total brut de cet élément
de commande. Si un poids est indiqué et non la quantité, le poids brut
est le poids de l'ensemble des colis.
Poids Brut
Poids brut des marchandises, si calcul P.V.U.H.T. * POIDS NET (F2 = calculette).
Si le poids brut est renseigné, la Quantité ne peut pas être saisie dans le cas
où l'élément de commande client ne concerne pas un article. Le prix de l'élément
en cours est alors :
( (POIDS BRUT - TARE) * PRIX DE VENTE UNITAIRE ) - REMISE
Si l'élément en cours concerne un article, le poids saisi dans ce champs n'entre pas
dans le calcul du prix de l'élément. Il doit correspondre au poids total de l'élément.
Tare
Poids de l'emballage, si poids mentionné sur facture (F2 = calculette).
POIDS BRUT - TARE = POIDS NET
Le programme ignore cette zone de saisie si le poids brut est égal à 0.
Remise
Pourcentage de remise pour l'élément de commande en cours (F2 = calculette).
Code TVA
Entrez le code de TVA concerné : 0, 1 ou 2 (F2 = guide TVA).
Taux
Taux de T.V.A. correspondant au code indiqué, au moment de la saisie.
Ce champs est mis à jour automatiquement.
Brut
Total H.T. de l'élément de commande en cours, avant remise.
Ce champs est mis à jour automatiquement.
Remise
Montant de la remise pour l'élément de commande en cours.
Ce champs est mis à jour automatiquement.
BL N°
Numéro de bon de livraison à l'origine de cet élément de commande client.
Ce champs est mis à jour automatiquement.
Facture
Ce champs est mis à jour automatiquement.
Lorsqu'une commande est facturée, ce champs contient le numéro
de la facture à laquelle est rattachée cette commande.
Fiche élément de commande - page 2
Description des champs - page 2
Emplacement
Entrer l'emplacement dans le stock de cet article ou assemblage (F2 = guide).
Si l'emplacement indiqué n'est pas enregistré dans la base EMPLACEMENTS,
le logiciel vous propose d'ajouter un nouvel EMPLACEMENT.
Ce champs concerne l'éventuel article ou assemblage de l'élément de commande courant.
Si le module stock est absent de l'application, ce champs a une utilité exclusivement
informelle, il n'est pris en compte dans aucun calcul.
Voir aussi : fiche Article (module ICIM Stock), champs Emplacement.
Ordinateur
N° du dernier ordinateur depuis lequel a été mis à jour cet élément de commande.
Ce champs est mis à jour automatiquement.
Date M.A.J.
Ce champs est mis à jour automatiquement : il contient la date
de la dernière mise à jour de la fiche élément de commande en cours.
Heure
Ce champs est mis à jour automatiquement : il contient l'heure
de la dernière mise à jour de la fiche élément de commande en cours.
Navigation devant la fiche élément de commande
Pour effacer la fiche à l'écran et retourner dans la liste.
Pour chercher un élément de commande.
Vous pouvez trier la base en changeant son index actif (touche <F2>
devant la liste) et trouver instantanément un élément de commande
si vous entrez l'information clé de l'index actif (voir <F2> : Index)
Pour ajouter un nouveau élément de commande.
Pour modifier la présente page de la fiche du élément de commande en cours.
Pour supprimer la fiche du élément de commande en cours.
La commande entière sera supprimée si vous supprimez son premier élément.
Pour passer sur la fiche du élément de commande précédent.
La fiche précédente dépend de l'index actif.
Pour passer sur la fiche du élément de commande suivant.
La fiche suivante dépend de l'index actif.
Cette touche sert à ajouter un élément supplémentaire dans la commande en cours.
Le logiciel vous demande d'introduire la REFERENCE et les renseignements
qui suivent la référence.
Cette touche permet de récupérer, dans la commande client
courante ou dans une nouvelle commande, le contenu :
- d'une autre commande client
- d'un devis
et si votre configuration contient le logiciel Stock,
- d'un article
- d'un assemblage (version intégrale nécessaire)
- d'une sortie d'article
- d'un bon de livraison
- d'un bon de commande
CAS SPECIAL :
La récupération d'un bon de livraison peut se faire en tenant compte
des commandes déjà créées par des récupérations antérieures :
le logiciel récupère seulement les éléments du bon de livraison
qu'il n'a pas déjà récupéré et pour la quantité réellement sortie
du stock. Chaque nouvel élément prend la date de la dernière sortie
concernée, toutes les sorties non récupérées étant regroupées dans
le même élément de commande. Si toutes les sorties ont été récupérées,
le logiciel vous en informe. Seules les sorties du mois du fichier
de commandes clients courant sont analysées et récupérées.
Pour connaître le poids total de la commande client courante.
Cette touche permet d'imprimer la commande en cours sans générer
une facture. Vous pouvez ainsi expédier ce document à votre client
pour confirmer sa commande, modifiée le cas échéant si vous ne pouvez
pas lui fournir tout.
Cette touche permet d'imprimer une nouvelle facture pour la commande
en cours, ou un duplicata de la facture contenant cette commande
si celle-ci est déjà facturée.
NOTE : lorsque vous avez facturé une commande, vous ne pouvez plus
la modifier ni la supprimer en utilisant les touches <F5> ou <F6>.
Explication : certaines informations doivent impérativement rester
identiques dès qu'une commande est facturée.
Cette touche permet d'entrer en consultation dans le champs Désignation
courant afin de voir l'intégralité de la désignation s'il n'est plus possible
de modifier l'élément de commande client courant.
Cette touche donne accès à la gestion des clients. La liste
des clients apparait à l'écran avec la barre de sélection placée
sur le client indiqué dans la commande en cours.
Voir également : GESTION DES CLIENTS.
Cette touche donne accès à la gestion des références
de facturation. La liste des références apparait à l'écran
avec la barre de sélection placée sur la référence indiquée
dans l'élément de commande en cours.
Voir également : GESTION DES RÉFÉRENCES DE FACTURATION.
Cette touche permet d'afficher le menu des numéros de téléphone
présents dans les champs TELEPHONE de la fiche CLIENT concernée
par la COMMANDE courante.
Après appui sur <Entrée>, le logiciel tente de composer
le numéro à l'aide de votre modem.
Pour afficher la page précédente de la fiche en cours.
Pour afficher la page suivante de la fiche en cours.
Chaque fiche élément de commande contient 2 pages.