PROSPECTION ICIM
GESTION DES PLANS DE PROSPECTION
Cette fonction sert à mettre à jour ou consulter le fichier des plans de prospection.
Un plan de prospection sert à regrouper un groupe plus ou moins vaste de prospects en vue
de communiquer des informations concernant votre entreprise, vos produits, vos services...
Vous pouvez utiliser les plans de prospection pour cibler vos prospects afin :
- d'imprimer des étiquettes en série.
- d'imprimer des courriers simples ou multiples en série.
- envoyer des courriels en série.
Un courrier peut être constitué d'un ou plusieurs modèles de lettres. Il peut être envoyé
ou non par courriel. Les courriers sont archivés dans la base des Envois aux prospects.
Ils sont aussi archivés dans la base des courriels envoyés s'ils sont envoyés en pièce jointe
par courriel à l'aide du logiciel.
Un courriel est constitué d'un modèle de courriel. Les courriels sont regroupés dans la base
des Courriels à envoyer et sont expédiés par le logiciel l'un après l'autre lorsque vous décidez
de les envoyer. Ils sont archivés dans la base des Courriels envoyés.
La liste des plans de prospection apparait à l'écran.
Navigation devant la liste
Pour quitter la base Plans de prospection.
Pour changer l'ordre de tri à l'écran.
La gestion de cette base met à votre disposition les index suivants :
A - CODE PLAN
B - INTITULÉ
L'appui sur la touche A ou B active immédiatement
l'index correspondant et réaffiche la liste.
Pour chercher un plan de prospection.
Vous pouvez trier la base en changeant son index actif (touche <F2>)
et trouver instantanément un plan de prospection si vous connaissez
l'un des renseignements clés utilisés par les index décrits ci-dessus.
Vous pouvez taper au clavier sans appuyer sur <F3>, devant la liste.
Pour ajouter un nouveau plan de prospection.
Pour modifier la fiche du plan de prospection en cours.
Pour supprimer la fiche du plan de prospection en cours.
La fiche du plan de prospection en cours apparait à l'écran. Voir plus loin
le paragraphe intitulé « Navigation devant la fiche plan de prospection ».
Pour passer sur la ligne du plan de prospection précédent.
La ligne précédente dépend de l'index actif.
Pour passer sur la ligne du plan de prospection suivant.
La ligne suivante dépend de l'index actif.
Pour passer à la page précédente dans la liste.
Pour passer à la page suivante dans la liste.
Ce bouton (ou la combinaison de touches <AltGr> et <F>) sert à filtrer les fiches contenues
dans la base plans de prospection de façon à ne voir à l'écran que
les fiches répondant à une condition définie par vous-même.
Voir aussi le chapitre nommé GUIDE CONDITIONS.
Ce bouton (ou la combinaison de touches <AltGr> et <C>) sert à compter :
- le nombre de fiches présentes dans la base si aucun filtre n'est actif.
- le nombre de fiches répondant OUI à la condition définie dans le filtre actif
si vous avez filtré la base auparavant.
Voir aussi le chapitre nommé COMPTEUR DE CORRESPONDANCE.
Ce bouton (ou la combinaison de touches <AltGr> et <A>) sert à analyser la base
plans de prospection sous forme de liste, et sous forme graphique
si au moins un champs cumulable est présent dans la liste.
Voir aussi le chapitre nommé ANALYSE.
Ce bouton (ou la combinaison de touches <AltGr> et <S>) sert à consulter
des statistiques globales concernant la base courante. Le logiciel calcule le total,
la moyenne, la plus petite et la plus grande valeur trouvées, pour chaque champs.
Voir aussi le chapitre nommé STATISTIQUES.
Fiche plan de prospection
Description des champs
Code plan
Chaque code plan est unique (F2 = guide plans de prospection).
Ce champs peut être saisi lorsque vous ajoutez un nouveau plan de prospection.
Il ne pourra plus être modifié après enregistrement de la nouvelle fiche.
Intitulé
L'intitulé doit être assez explicite (F2 = guide plans de prospection).
Actif du
Facultatif: date d'entrée en vigueur de ce plan (F2 calendrier).
Au
Facultatif: date à laquelle se terminera ce plan de prospection (F2 calendrier).
Seuls prospects ayant ce plan
Si oui, ce plan concerne exclusivement les prospects dont le plan de prospection
est le plan courant, indépendamment qu'une condition additionnelle soit définie
ou non. Le filtrage des prospects concernés est automatique.
Appels
Nombre de jours de délai pour les relances téléphoniques.
Courriers
Nombre de jours de délai pour les relances par courrier.
Lors de l'envoi de courriers en ayant choisi un plan de prospection,
le logiciel analyse les envois déjà effectués, et ignore les destinataires
qui ont reçu le même courrier (mêmes numéros de modèles de lettres)
généré depuis le même plan de prospection, si la date de ce courrier
plus le nombre de jours renseigné dans le champs présent dépasse
la date du nouveau courrier à imprimer.
Ceci peut expliquer en partie la différence entre le nombre de prospects liés aux plan
et le nombre de prospects concernés, dans la fiche d'envoi de courriers.
Courriels
Nombre de jours de délai pour les relances par courriel.
Lors de l'envoi de courriels en ayant choisi un plan de prospection,
le logiciel analyse les courriels déjà envoyés, et ignore les destinataires
qui ont reçu le même courriel (mêmes numéros de modèles de courriels)
généré depuis le même plan de prospection, si le champs Date de M.A.J.
de ce courriel plus le nombre de jours renseigné dans le champs présent
dépasse la date du nouveau courriel à imprimer (date d'aujourd'hui).
Ceci peut expliquer en partie la différence entre le nombre de prospects liés aux plan
et le nombre de prospects concernés, dans la fiche d'envoi de courriels.
Modèles de lettres
Entrer dans l'ordre requis le numéro de chaque modèle de lettre (F2 guide).
Séparer chaque numéro de modèle du numéro suivant par une virgule.
Voir aussi la description du champs Modèles de courriels pour plus de détails
concernant l'envoi de vos courriers (modèles de lettres) par courriel.
Dans ce but il n'est pas nécessaire de créer un modèle de courriel dans la présente
fiche Plan de prospection.
Adresse page 1
Si Oui, l'adresse de chaque prospect sera imprimée sur le premier modèle choisi.
Relances par courrier maximum
Nombre maximal de réexpéditions du même courrier aux mêmes destinataires.
Si le courrier enregistré dans ce plan de prospection doit être expédié
une seule fois, laisser ce champs à zéro.
Limite courriers en série
Limite le nombre de prospects impactés simultanément lors de chaque envoi.
Si le nombre renseigné ici est inférieur au nombre de prospects concernés, il limite
le nombre de destinataires pour lesquels un courrier peut être généré lorsque
que vous utilisez l'option Imprime courriers depuis la base Plans de prospection.
Ceci est utile pour envoyer des petites séries de courriers, au fur et à mesure
afin d'affiner si besoin :
- vos messages (vos modèles de lettres), de façon à les adapter exactement
aux prospects concernés.
- le plan de prospection, pour que les prospects liés au plan soient exactement
les prospects auxquels vous destinez le courrier (composé d'un ou plusieurs modèles
de lettres) enregistré dans le plan.
Modèles de courriels
Entrer dans l'ordre requis le numéro de chaque modèle de courriel (F2 guide).
Séparer chaque numéro de modèle du numéro suivant par une virgule.
Note : vous n'avez pas à enregistrer ici un modèle de courriel particulier
pour imprimer vos courriers et les envoyer en pièce jointe par courriel.
A cette fin, il suffit que :
- l'adresse courriel du destinataire soit enregistrée.
- une boite à lettres électronique a été préalablement enregitrée dans le logiciel.
- l'impression s'effectue à l'aide d'une imprimante virtuelle PDF, qui crée un fichier
au lieu d'imprimer, et la fiche de cette imprimante dans le logiciel est paramétrée
correctement dans la partie "Imprimante virtuelle", page 1.
Relances par courriel maximum
Nombre maximal de réexpéditions du même courriel aux mêmes destinataires.
Si le courriel(s) enregistré dans ce plan de prospection doit être expédié
une seule fois, laisser ce champs à zéro.
Limite courriels par série
Limite le nombre de prospects impactés simultanément lors de chaque envoi.
Si le nombre renseigné ici est inférieur au nombre de prospects concernés,
il limite le nombre de destinataires pour lesquels un (ou plusieurs) courriel
peut être généré lorsque que vous utilisez l'option Envoi courriels
depuis la base Plans de prospection. Ceci est utile pour envoyer des petites
séries de courriels, au fur et à mesure afin d'affiner si besoin :
- vos messages (vos modèles de courriels), de façon à les adapter exactement
aux prospects concernés.
- le plan de prospection, pour que les prospects liés au plan soient exactement
ceux auxquels vous destinez le courriel(s) enregistré dans le plan.
Condition
Condition additive pour filtrage (F2 = guide conditions).
Ici vous pouvez enregistrer une condition dont dont la portée peut s'étendre sur tout champs
de la base Prospects et sur tout champs d'une base en relation avec la base Prospects.
Ainsi un filtre peut être appliqué au choix avec des conditions simples ou multiples,
de façon à extraire précisément vos prospects selon vos souhaits.
Voir aussi : FILTRAGE.
Date M.A.J.
Ce champs est mis à jour automatiquement : il contient la date
de la dernière mise à jour de la fiche plan de prospection en cours.
Heure
Ce champs est mis à jour automatiquement : il contient l'heure
de la dernière mise à jour de la fiche plan de prospection en cours.
Navigation devant la fiche plan de prospection
Pour effacer la fiche à l'écran et retourner dans la liste.
Pour chercher un plan de prospection.
Vous pouvez trier la base en changeant son index actif (touche <F2>
devant la liste) et trouver instantanément un plan de prospection
si vous entrez l'information clé de l'index actif (voir <F2> : Index)
Pour ajouter un nouveau plan de prospection.
Pour modifier la fiche du plan de prospection en cours.
Pour supprimer la fiche du plan de prospection en cours.
Pour passer sur la fiche du plan de prospection précédent.
La fiche précédente dépend de l'index actif.
Pour passer sur la fiche du plan de prospection suivant.
La fiche suivante dépend de l'index actif.
Pour DUPLIQUER la fiche du plan de prospection en cours.
Cette option permet d'imprimer des étiquettes en série pour tous les prospects
dont les fiches sont conformes aux paramètres de la fiche du Plan de prospection
courant, dans la limite du nombre maximal prévu d'envois.
Voir aussi : PUBLIPOSTAGE ETIQUETTES, GESTION DES ETIQUETTES.
Cette option permet d'imprimer du courrier en série pour tous les prospects
dont les fiches sont conformes aux paramètres de la fiche du Plan de prospection
courant, dans la limite du nombre maximal prévu d'envois.
Voir aussi : PUBLIPOSTAGE COURRIERS, GESTIONS DES MODELES DE LETTRES
PROSPECTS.
Cette option permet de générer et envoyer des courriels en série pour tous les prospects
dont les fiches sont conformes aux paramètres de la fiche du Plan de prospection courant,
dans la limite du nombre maximal d'envois simultanés prévu dans la fiche du plan.
Une fiche contenant les zones de saisie suivantes apparait, permettant de filtrer
de manière précise les prospects concernés :
- DATE DES COURRIELS
Cette date est la date d'aujourd'hui, elle sera enregistrée dans le champs
Date M.A.J. de chaque courriel généré dans la base des courriels à envoyer.
Elle est affichée pour rappel. La date d'envoi des courriels sera enregistrée quand
ils seront envoyés (bouton Expédition, dans la gestion de la base Courriels à envoyer).
- PERSONNE PAR DEFAUT
Si le CONTACT n'est pas mentionné dans la fiche du prospect,
le texte que vous pouvez saisir ici sera inséré dans l'adresse.
- PROSPECTS LIES AU PLAN
Comptage et affichage du nombre de prospects liés au plan (par son paramétrage).
Cette information est calculée par le programme.
- PROSPECTS CONCERNES
Comptage et affichage du nombre de prospects concernés par les différents paramètres
précités. Cette information est calculée par le programme.
- DONT AVEC COURRIEL
Comptage et affichage du nombre de prospects ayant un courriel parmi les prospects
concernés. Cette information est calculée par le programme.
- DESTINATAIRES
Nombre maximal de prospects à sélectionner avant limite de la sélection.
Le nombre défini dans le champs LIMITE COURRIELS EN SERIE de la fiche du plan
de prospection choisi sera affiché ici, si le nombre de prospects concernés (avec courriels)
est supérieur ou égal à ce nombre. Dans le cas contraire le nombre de prospects
concernés (avec courriels) sera reporté ici.
Après saisie et validation de la date et de la personne par défaut, le compteur
de prospects concernés affiche la progression de la recherche. A la fin de la recherche
le programme vous demande confirmation.
Voir aussi : GESTIONS DES MODELES DE COURRIELS PROSPECTS, BOITES A LETTRES
ELECTRONIQUES, IMPRIMANTE VIRTUELLE.
Voir GESTION DES PROSPECTS.
Voir GESTION DES MODÈLES DE LETTRES PROSPECTS.
Voir GESTION DES MODÈLES DE COURRIELS PROSPECTS.