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RESSOURCES HUMAINES ICIM

ARCHIVAGE ANCIENS AGENTS


Cette fonction sert à archiver toutes les données des anciens agents de l'entreprise.
Pour effectuer ce traitement, le programme vous demande de choisir une date limite.

Si les modules ICIM Comptabilité et Paye sont présents dans l'application, cette date ne peut pas
être postérieure à la date de votre dernière clôture. Le programme assure ainsi la prise en compte
des heures (et autres données) nécessaires au calcul des payes à transférer dans le module
Comptabilité, avant que ces heures ne puissent être archivées.

Les données à archiver sont les fiches liées à un même agent.
Avant archivage elles sont situées dans tout ou partie des bases suivantes :

- Agents
- Heures de travail
- Heures de congé
- Heures de récupération ou de mise à pied
- Heures de maladie
- Missions
- Suivis de missions
- Prêts
- Remboursements de prêts
- Primes forfaitaires
- Indemnités forfaitaires
- Evaluations d'agents
- Cartes de séjour
- Permis de travail

Dans la version réseau du logiciel, si l'une de ces bases est déjà ouverte par un autre utilisateur, vous
ne pouvez pas accéder à cette fonction car elle nécessite l'ouverture de chaque base en mode exclusif.

Après archivage ces données seront supprimées de ces bases pour libérer de la place dans les bases de travail.

Le logiciel considère comme un ancien agent, tout agent dont la fiche répond aux conditions suivantes :

- le champs Situation actuelle renseigne que l'agent a quitté l'entreprise.
- la Date de fin de contrat est antérieure ou égale à la date limite.

Additionnellement, les autres fiches liées à cet agent doivent répondre aux conditions suivantes :

- Heures de congés : la date des heures concernées est antérieure ou égale à la date limite.
- Heures de maladie : la date des heures concernées est antérieure ou égale à la date limite.
- Heures de récupération ou de mise à pied : la date des heures concernées est antérieure
ou égale à la date limite.
- Heures de Travail : la date des heures concernées est antérieure ou égale à la date limite.
- Mission : la date de début de mission est antérieure ou égale à la date limite,
tout comme la date de fin de mission si celle-ci est renseignée.
- Suivi de mission : la date du rapport est antérieure ou égale à la date limite.
- Prêt : la date du prêt et la date du premier paiement sont antérieures ou égales à la date limite.
- Remboursement de prêt : la date du remboursement et la date d'échéance du remboursement
sont antérieures ou égales à la date limite.

Le programme vous invite à entrer la date limite. Si les conditions ci-dessus sont réunies,
cet agent et les données qui lui sont liées seront archivés.

Après saisie de la date limite, le programme vérifie sa cohérence et vous informe
du problème qu'il rencontre si cette date ne convient pas.

Le programme vous demande confirmation avant d'effectuer le traitement, et vous informe
du nombre d'agents archivés et des bases impactées, à la fin du traitement.

Extrait du manuel de référence du logiciel RESSOURCES HUMAINES © copyright 1993-2019 I.C.I.M.
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