SOCIETE ICIM
GESTION DES COURRIELS À ENVOYER
Cette fonction sert à mettre à jour ou consulter le fichier des courriels à envoyer.
Le logiciel enregistre le contenu de chaque courriel à envoyer dans cette base.
Chaque fiche porte un numéro d'identification attribué automatiquement lors de sa création.
Vous pouvez envoyer tous les courriels en attente en une seule fois. Pour envoyer un courriel
à un client ou autre destinataire enregistré dans une base du logiciel, passer de préférence
par la fonction de gestion de la base concernée (exemple : client, fournisseur) et cliquer
sur le bouton nommé Courriel, devant la fiche du destinataire. Une présente fiche
de Courriel à envoyer sera créée et le code client, fournisseur ou autre sera enregistré
dans cette fiche. Cela permet au logiciel de regrouper tous les courriels
envoyés, par code client, code fournisseur, etc.
Vous pouvez envoyer des courriels dès l'instant que vous avez enregistré
au moins une Boite à lettres électronique. Voir la fonction correspondante
pour plus d'informations à ce sujet.
La liste des courriels à envoyer apparait à l'écran.
Navigation devant la liste
Pour quitter la base Courriels à envoyer.
Pour changer l'ordre de tri à l'écran.
La gestion de cette base met à votre disposition les index suivants :
A - ENVOI N°
B - OBJET + DATE M.A.J
C - CLIENT + DATE M.A.J
D - PROSPECT + DATE M.A.J
E - FOURNISSEUR + DATE M.A.J
F - DATE M.A.J + HEURE
G - MODÈLE + DATE M.A.J + HEURE
H - EXPÉDITEUR + DATE M.A.J
I - DESTINATAIRE + DATE M.A.J
J - ORDINATEUR + DATE M.A.J + HEURE
K - LOUAGEUR + DATE M.A.J
L'appui sur une touche de A à K active immédiatement
l'index correspondant et réaffiche la liste.
Pour chercher un courriel à envoyer.
Vous pouvez trier la base en changeant son index actif (touche <F2>)
et trouver instantanément un courriel à envoyer si vous connaissez
l'un des renseignements clés utilisés par les index décrits ci-dessus.
Vous pouvez taper au clavier sans appuyer sur <F3>, devant la liste.
Pour ajouter un nouveau courriel à envoyer.
Pour modifier la présente page de la fiche du courriel à envoyer en cours.
Pour supprimer la fiche du courriel à envoyer en cours.
La fiche du courriel à envoyer en cours apparait à l'écran. Voir plus loin
le paragraphe intitulé « Navigation devant la fiche courriel à envoyer ».
Pour passer sur la ligne du courriel à envoyer précédent.
La ligne précédente dépend de l'index actif.
Pour passer sur la ligne du courriel à envoyer suivant.
La ligne suivante dépend de l'index actif.
Pour passer à la page précédente dans la liste.
Pour passer à la page suivante dans la liste.
Ce bouton (ou la combinaison de touches <AltGr> et <F>) sert à filtrer les fiches contenues
dans la base courriels à envoyer de façon à ne voir à l'écran que
les fiches répondant à une condition définie par vous-même.
Voir aussi le chapitre nommé GUIDE CONDITIONS.
Ce bouton (ou la combinaison de touches <AltGr> et <C>) sert à compter :
- le nombre de fiches présentes dans la base si aucun filtre n'est actif.
- le nombre de fiches répondant OUI à la condition définie dans le filtre actif
si vous avez filtré la base auparavant.
Voir aussi le chapitre nommé COMPTEUR DE CORRESPONDANCE.
Ce bouton (ou la combinaison de touches <AltGr> et <A>) sert à analyser la base
courriels à envoyer sous forme de liste, et sous forme graphique
si au moins un champs cumulable est présent dans la liste.
Voir aussi le chapitre nommé ANALYSE.
Ce bouton (ou la combinaison de touches <AltGr> et <S>) sert à consulter
des statistiques globales concernant la base courante. Le logiciel calcule le total,
la moyenne, la plus petite et la plus grande valeur trouvées, pour chaque champs.
Voir aussi le chapitre nommé STATISTIQUES.
Fiche courriel à envoyer - page 1
Description des champs - page 1
Envoi N°
Entrez le numéro d'envoi de ce courriel (F2 guide courriels à envoyer).
La valeur de ce champs est calculée par le programme lors de l'ajout d'une nouvelle fiche.
Le numéro d'envoi est calculé par le programme chaque fois que vous créez
un courriel. Il correspond au numéro du dernier envoi + 1.
Boite à lettres
Nom de la boite à lettres utilisée pour envoyer le courriel (F2 = guide).
Expéditeur
Adresse électronique de l'expéditeur (adresse email).
Ce champs est mis à jour automatiquement.
Destinataire
Adresse électronique du destinataire (F2 = guide).
Une adresse électronique est composée d'un nom d'utilisateur suivi de l'arobase ('@')
puis d'un nom de domaine. Vous pouvez placer ici plusieurs adresses séparées
entre elles par une virgule ou un point-virgule. Vous pouvez aussi faire précéder
chaque adresse du nom du destinataire comme suit :
Jean Dupont <JeanDupont@domaine.com>
Les symboles '<' et '>' entourent l'adresse qui elle seule est utilisée
pour la transmission. Le nom avant l'adresse sera affiché dans la zone
"de la part de..." de votre outil de réception des courriels. La casse
ne doit pas forcément être respectée dans l'adresse, mais il est conseillé
d'éviter les caractères accentués. Cela n'a aucune importance dans le nom.
Modèle
F2 = guide modèles de courriels.
Le numéro de modèle est celui du modèle choisi facultativement pour
l'envoi du courriel. Si le modèle existe, l'Intitulé du modèle sera
copié dans le champs nommé Objet et le Contenu du modèle sera copié
dans le champs nommé Corps du message.
Objet
Entrez l'objet de ce message à envoyer par courriel (F2 = guide).
Corps du message
Entrez le contenu du message (texte limité à 64 Ko).
Le logiciel enregistre le contenu de chaque envoi et le conserve dans ce champs.
Envoi bloqué
Ce courriel ne sera pas expédié tant que la valeur de ce champs est Oui.
Ce champs est mis à jour automatiquement.
Erreur
Numéro de la dernière erreur SMTP retournée, si l'envoi n'a pas pu être effectué.
Ce champs est mis à jour automatiquement.
Priorité
Priorité de ce message (F2 = Guide priorités).
Demander un reçu
Si Oui un reçu sera demandé au destinataire de ce courriel.
Date envoi
Date d'envoi du courriel.
Ce champs est mis à jour automatiquement.
Heure
Heure d'envoi du courriel.
Ce champs est mis à jour automatiquement.
Ordinateur
Numéro de l'ordinateur depuis lequel a été généré ce courriel.
Ce champs est mis à jour automatiquement.
Ce champs permet de connaître l'ordinateur depuis lequel a été généré chaque message
à envoyer. Il est utile si vous disposez d'une version réseau du logiciel.
Date M.A.J
Ce champs est mis à jour automatiquement : il contient la date
de la dernière mise à jour de la fiche courriel à envoyer en cours.
Heure
Ce champs est mis à jour automatiquement : il contient l'heure
de la dernière mise à jour de la fiche courriel à envoyer en cours.
Fiche courriel à envoyer - page 2
Description des champs - page 2
Copie à
Adresse des destinataires auxquels vous voulez joindre une copie du message.
Ce champs permet de saisir les adresses électroniques de destinataires
qui devront recevoir une copie du message. Ils ne sont pas les destinataires
principaux du message. Chaque destinataire, principal ou placé en copie,
aura la liste des autres destinataires du message.
Copie cachée à
Entrez les éventuels destinataires placés en copie cachée.
Ce champs permet de saisir les adresses électroniques de destinataires
qui recevront une copie cachée du message. Les adresses de ces destinataires
seront invisibles pour le destinataire(s) principal et ceux placés en copie simple.
Un destinataire placé en copie cachée ne verra pas les adresses des autres
destinataires placés en copie cachée.
Client
F2 = guide clients.
Le code client est enregistré par le programme lors de la création
d'un nouveau courriel si le destinataire est un client.
Prospect
F2 = Guide prospects.
Le code prospect est enregistré par le programme lors de la création
d'un nouveau courriel si le destinataire est un prospect.
Plan
F2 = guide.
Fournisseur
F2 = guide fournisseurs.
Le code fournisseur est enregistré par le programme lors de la création
d'un nouveau courriel si le destinataire est un fournisseur.
Louageur
F2 = guide louageurs.
Le code louageur est enregistré par le programme lors de la création
d'un nouveau courriel si le destinataire est un louageur.
Succursale
F2 = guide succursales.
Le code succursale est enregistré par le programme lors de la création d'un
nouveau courriel si le destinataire est une succursale de la société courante.
Société N°
F2 = guide sociétés.
Le numéro de société est enregistré par le programme lors de la création
d'un nouveau courriel si le destinataire est la société courante.
Fiche courriel à envoyer - page 3
Description des champs - page 3
Pièces jointes
Entrez les fichiers joints, ligne par ligne ou séparés par une virgule (F2 = guide).
Indiquer le chemin d'accès complet dans le nom de fichier et son extension.
Note : l'envoi de pièces jointes n'est pas possible avec la version pour DOS
du logiciel.
Fiche courriel à envoyer - page 4
Description des champs - page 4
Archives pièces jointes
Noms des fichiers archivés correspondants aux fichiers sources joints.
Ce champs est mis à jour automatiquement.
Les fichiers joints à vos courriels sont archivés dans le répertoire nommé JOINTS,
situé dans le répertoire ENVOIS, lui-même situé dans le répertoire de travail
du logiciel (..\ICIM par défaut). Chemin d'accès : ..\ICIM\ENVOIS\JOINTS
où '..' est à remplacer par la lettre d'identification du disque de travail du logiciel,
suivie des deux ponts (":").
Navigation devant la fiche courriel à envoyer
Pour effacer la fiche à l'écran et retourner dans la liste.
Pour chercher un courriel à envoyer.
Vous pouvez trier la base en changeant son index actif (touche <F2>
devant la liste) et trouver instantanément un courriel à envoyer
si vous entrez l'information clé de l'index actif (voir <F2> : Index)
Pour ajouter un nouveau courriel à envoyer.
Pour modifier la présente page de la fiche du courriel à envoyer en cours.
Pour supprimer la fiche du courriel à envoyer en cours.
Pour passer sur la fiche du courriel à envoyer précédent.
La fiche précédente dépend de l'index actif.
Pour passer sur la fiche du courriel à envoyer suivant.
La fiche suivante dépend de l'index actif.
Pour DUPLIQUER la fiche du courriel à envoyer en cours.
Cette option sert à envoyer tous les courriels non bloqués présents dans la base.
Dans le cas où le nom de domaine spécifié dans l'adresse d'un destinataire n'existe pas
le programme vous en informe après une tentative d'envoi et bloque le message
pour empêcher une nouvelle tentative vouée à l'échec. Il vous appartient alors de décider
quoi faire de ce message et corriger le cas échéant l'adresse du destinataire avant de renvoyer
le message.
Pour copier un courriel afin de le renvoyer. Le nouveau courriel
sera placé en attente d'expédition dans la base des courriels à envoyer,
après modification éventuelle de tout ou partie du courriel y compris
le destinataire et la boite à lettres utilisée pour l'envoi.
Pour bloquer l'envoi du courriel courant. Aucun courriel bloqué
ne sera envoyé. Pour débloquer un courriel, utiliser la même option.
Cette option permet de consulter le fichier(s) joint à courriel à envoyer.
Pour déplacer les courriels bloqués dans la base Courriels bloqués.
Vous pouvez déplacer tous les courriels datés jusqu'à la date
de votre choix. La date proposée est la date du jour.
Cette option donne accès à la gestion des modèles de courriels.
La barre de sélection est placée sur le modèle utilisé dans
l'envoi courant.
Voir également : GESTION DES MODÈLES DE COURRIELS.
Voir GESTION DES CLIENTS.
Voir GESTION DES PROSPECTS.
Voir GESTION DES FOURNISSEURS.
Voir GESTION DES LOUAGEURS.
Pour afficher la page précédente de la fiche en cours.
Pour afficher la page suivante de la fiche en cours.
Chaque fiche courriel à envoyer contient 4 pages.