SYSTEME ICIM
GESTION DES BOITES À LETTRES
ÉLECTRONIQUES
Cette fonction sert à mettre à jour ou consulter le fichier des boites à lettres électroniques.
Seul le superviseur (et tout utilisateur autorisé) peut entrer dans cette fonction
s'il a enregistré son mot de passe. Voir également AUTORISATIONS D'ACCES.
Cette base permet d'enregistrer les boites à lettres électroniques
que vous voulez utiliser pour l'envoi de courriels à vos correspondants.
Avec la version intégrale de ce logiciel, vous pouvez envoyer des courriels
dès l'instant que votre PC fontionne sous Windows (95 et supérieurs)
et que vous avez une connexion à internet depuis votre PC.
Version pour DOS du logiciel :
Le spouleur d'impression PageScript, livré avec le logiciel, gère
automatiquement les couches de communication correspondantes sous Windows.
PageScript doit donc être actif pour pouvoir envoyer vos courriels,
comme pour imprimer sous Windows et faxer.
L'authentification n'est pas possible avec la version pour DOS
car elle n'est pas pris en compte par PageScript.
Version pour Windows :
Le logiciel contient ses propres fonctions de communication.
Lors de l'envoi de courriels, le dialogue s'établit directement
entre le logiciel et votre serveur SMTP.
La liste des boites à lettres électroniques apparait à l'écran.
Navigation devant la liste
Pour quitter la base Boites à lettres électroniques.
Pour changer l'ordre de tri à l'écran.
La gestion de cette base met à votre disposition les index suivants :
A - NOM
B - ADRESSE POUR LES RÉPONSES
C - NOM POUR LES RÉPONSES
L'appui sur une touche de A à C active immédiatement
l'index correspondant et réaffiche la liste.
Pour chercher une boite à lettres.
Vous pouvez trier la base en changeant son index actif (touche <F2>)
et trouver instantanément une boite à lettres si vous connaissez
l'un des renseignements clés utilisés par les index décrits ci-dessus.
Vous pouvez taper au clavier sans appuyer sur <F3>, devant la liste.
Pour ajouter une nouvelle boite à lettres.
Pour modifier la fiche de la boite à lettres en cours.
Pour supprimer la fiche de la boite à lettres en cours.
La fiche de la boite à lettres en cours apparait à l'écran. Voir plus loin
le paragraphe intitulé « Navigation devant la fiche boite à lettres ».
Pour passer sur la ligne de la boite à lettres précédente.
La ligne précédente dépend de l'index actif.
Pour passer sur la ligne de la boite à lettres suivante.
La ligne suivante dépend de l'index actif.
Pour passer à la page précédente dans la liste.
Pour passer à la page suivante dans la liste.
Ce bouton (ou la combinaison de touches <AltGr> et <F>) sert à filtrer les fiches contenues
dans la base boites à lettres électroniques de façon à ne voir à l'écran que
les fiches répondant à une condition définie par vous-même.
Voir aussi le chapitre nommé GUIDE CONDITIONS.
Ce bouton (ou la combinaison de touches <AltGr> et <C>) sert à compter :
- le nombre de fiches présentes dans la base si aucun filtre n'est actif.
- le nombre de fiches répondant OUI à la condition définie dans le filtre actif
si vous avez filtré la base auparavant.
Voir aussi le chapitre nommé COMPTEUR DE CORRESPONDANCE.
Ce bouton (ou la combinaison de touches <AltGr> et <A>) sert à analyser la base
boites à lettres électroniques sous forme de liste, et sous forme graphique
si au moins un champs cumulable est présent dans la liste.
Voir aussi le chapitre nommé ANALYSE.
Ce bouton (ou la combinaison de touches <AltGr> et <S>) sert à consulter
des statistiques globales concernant la base courante. Le logiciel calcule le total,
la moyenne, la plus petite et la plus grande valeur trouvées, pour chaque champs.
Voir aussi le chapitre nommé STATISTIQUES.
Fiche boite à lettres
Description des champs
Nom
Ce nom vous servira pour choisir la boite à lettre d'envoi (exclu du message) (F2 = guide).
Nom pour les réponses
Entrez le nom de votre boite à lettres, par exemple vos nom et prénom (F2 = guide).
Adresse pour les réponses
Adresse électronique qui vous a été transmise par votre fournisseur d'accès (F2 = guide).
C'est votre 'adresse email', en franglais.
Nom d'utilisateur Pop3
Nom utilisateur, ou compte utilisateur, selon l'appellation utilisée.
Il s'agit de votre 'nom de compte' ou de votre 'nom d'utilisateur'
attribué par votre Fournisseur d'Accès Internet (FAI) pour gérer
votre messagerie (vos boites à lettres électroniques)
Mot de passe Pop3
Mot de passe correspondant au compte utilisateur, si requis.
Port d'entrée POP3
La valeur par défaut des ports d'entrée POP3 est 110.
Serveur d'envoi (smtp)
Il s'agit généralement d'une adresse du type smtp.nomdeserveur.fr.
Authentification requise
Entrez Oui si votre serveur d'envoi SMTP requiert votre authentification.
Dans ce cas le logiciel transmettra au serveur SMTP votre nom d'utilisateur
(login) et votre mot de passe (fournis par votre F.A.I. ou votre fournisseur SMTP)
afin que celui-ci puisse vous authentifier lors de l'envoi de messages.
Un nombre croissant de fournisseurs SMTP demandent systématiquement à l'expéditeur
de transmettre ses identifiants, sans quoi l'envoi est impossible.
Si l'authentification n'est pas demandée par votre fournisseur, entrez Non
sinon la communication risque de se terminer par un message d'erreur
retourné par le serveur SMTP.
Connexion
F2 = guide.
Port de sortie SMTP
La valeur par défaut des ports de sortie SMTP est 587.
Si l'administrateur du serveur de messagerie vous a indiqué
une autre valeur, enregistrez-la ici.
Secondes d'attente
Délai d'attente de la connexion avec le serveur d'envoi (Minimum 15 secondes).
La valeur de ce champs est utilisée dans la version pour Windows du logiciel.
Rapport d'erreurs complet
Si Oui, un rapport complet sera généré en cas d'erreur pendant la transmission.
Signature
La signature est collée à chaque nouveau courriel généré.
Date M.A.J.
Ce champs est mis à jour automatiquement : il contient la date
de la dernière mise à jour de la fiche boite à lettres en cours.
Heure
Ce champs est mis à jour automatiquement : il contient l'heure
de la dernière mise à jour de la fiche boite à lettres en cours.
Navigation devant la fiche boite à lettres
Pour effacer la fiche à l'écran et retourner dans la liste.
Pour chercher une boite à lettres.
Vous pouvez trier la base en changeant son index actif (touche <F2>
devant la liste) et trouver instantanément une boite à lettres
si vous entrez l'information clé de l'index actif (voir <F2> : Index)
Pour ajouter une nouvelle boite à lettres.
Pour modifier la fiche de la boite à lettres en cours.
Pour supprimer la fiche de la boite à lettres en cours.
Pour passer sur la fiche de la boite à lettres précédente.
La fiche précédente dépend de l'index actif.
Pour passer sur la fiche de la boite à lettres suivante.
La fiche suivante dépend de l'index actif.
Pour DUPLIQUER la fiche de la boite à lettres en cours.
Cette option permet de choisir la boite à lettres à utiliser pour l'envoi
de courriels avec des documents imprimés (ou autres documents) en pièces jointes.
Exemple :
Si vous imprimez un courriel avec une imprimante virtuelle PDF et si la fiche du destinataire
contient son adresse électronique (champs courriel), le logiciel créera un fichier .pdf
lors de l'impression, et génèrera un courriel pour ce destinataire, dans lequel sera placé
le fichier en pièce jointe. Le courriel, prêt à être envoyé, sera placé dans la base
des Courriels à envoyer, située dans le menu Société, Gestion, Courriels.
Entrer dans cette base pour expédier tous les courriels en attente d'envoi.