SYSTEME ICIM
GESTION DES EXPORTATIONS
ET IMPORTATIONS
Cette fonction sert à mettre à jour ou consulter le fichier des exportations et importations.
La base des exportations/importations sert à enregistrer les informations nécessaires
pour exporter ou importer vos bases de données, ou copier tout ou partie d'une base
de données d'une autre société vers la société courante.
L'exportation sert à copier dans un nouveau fichier tout ou partie d'un fichier source,
dans un format de stockage généralement différent.
L'importation sert à ajouter dans un fichier du logiciel en cours, le contenu de tout
ou partie d'un autre fichier qui est généralement dans un format différent.
La copie est similaire à l'importation sauf que c'est le contenu de tout ou partie
du même fichier (d'une autre société) qui est ajouté dans le fichier récepteur
de la société courante.
Vous pouvez avec cette fonction exporter vers ou importer depuis
les logiciels acceptant l'un des formats standards proposés dans le logiciel.
La copie se fait dans le format de bases de données utilisé dans le logiciel, sans tenir compte
du format renseigné dans la fiche format d'exportation/importation courante.
La page 2 de cette fiche contient le paramétrage des champs à exporter ou importer.
Par défaut tous les champs existants dans la base concernée sont inclus dans cette liste.
Vous pouvez en supprimer, en ajouter ou modifier les paramètres des champs.
Vous pouvez également exporter un champs présent dans une autre base en relation
avec la base à exporter. Lors de l'importation ou de la copie, ce champs est ignoré
car l'importation ne gère qu'une base à la fois.
La liste des exportations et importations apparait à l'écran.
Navigation devant la liste
Pour quitter la base Exportations et importations.
Pour changer l'ordre de tri à l'écran.
La gestion de cette base met à votre disposition les index suivants :
A - INTITULÉ
B - BASE + MASQUE N°
C - DATE M.A.J. + INTITULÉ
L'appui sur une touche de A à C active immédiatement
l'index correspondant et réaffiche la liste.
Pour chercher un masque d'exportation et importation.
Vous pouvez trier la base en changeant son index actif (touche <F2>)
et trouver instantanément un masque d'exportation et importation si vous connaissez
l'un des renseignements clés utilisés par les index décrits ci-dessus.
Vous pouvez taper au clavier sans appuyer sur <F3>, devant la liste.
Pour ajouter un nouveau masque d'exportation et importation.
Pour modifier la présente page de la fiche du masque d'exportation et importation en cours.
Pour supprimer la fiche du masque d'exportation et importation en cours.
La fiche du masque d'exportation et importation en cours apparait à l'écran. Voir plus loin
le paragraphe intitulé « Navigation devant la fiche masque d'exportation et importation ».
Pour passer sur la ligne du masque d'exportation et importation précédent.
La ligne précédente dépend de l'index actif.
Pour passer sur la ligne du masque d'exportation et importation suivant.
La ligne suivante dépend de l'index actif.
Pour passer à la page précédente dans la liste.
Pour passer à la page suivante dans la liste.
Ce bouton (ou la combinaison de touches <AltGr> et <F>) sert à filtrer les fiches contenues
dans la base exportations et importations de façon à ne voir à l'écran que
les fiches répondant à une condition définie par vous-même.
Voir aussi le chapitre nommé GUIDE CONDITIONS.
Ce bouton (ou la combinaison de touches <AltGr> et <C>) sert à compter :
- le nombre de fiches présentes dans la base si aucun filtre n'est actif.
- le nombre de fiches répondant OUI à la condition définie dans le filtre actif
si vous avez filtré la base auparavant.
Voir aussi le chapitre nommé COMPTEUR DE CORRESPONDANCE.
Ce bouton (ou la combinaison de touches <AltGr> et <A>) sert à analyser la base
exportations et importations sous forme de liste, et sous forme graphique
si au moins un champs cumulable est présent dans la liste.
Voir aussi le chapitre nommé ANALYSE.
Ce bouton (ou la combinaison de touches <AltGr> et <S>) sert à consulter
des statistiques globales concernant la base courante. Le logiciel calcule le total,
la moyenne, la plus petite et la plus grande valeur trouvées, pour chaque champs.
Voir aussi le chapitre nommé STATISTIQUES.
Fiche masque d'exportation et importation - page 1
Description des champs - page 1
Base
F2 = guide bases, F3 = guide bases externes.
Chaque masque est forcément rattaché à une base de données. Plusieurs
masques peuvent être définis pour la même base.
Masque N°
Numéro du masque pour cette base (1 à 9) (F2 = guide masques).
Deux masques ne peuvent pas avoir le même numéro s'ils concernent
tous deux la même base de données.
Intitulé
F2 renvoie le nom de base, F3 = guide masques.
L'intitulé sert à retrouver instantanément un masque. Il apparait dans les listes
et le guide des masques.
Condition
Condition pour Exportation/Importation (F2 guide conditions).
Champs anti doublon 1
Champs dont le contenu doit impérativement rester unique (F2 = guide champs).
Le fait d'indiquer ici un nom de champs permet au programme de vérifier
l'absence d'une autre fiche contenant la même information dans ce champs
avant d'importer la nouvelle fiche.
Champs anti doublon 2
Deuxième champs dans la clé, si anti doublon sur deux champs (F2 = guide champs).
La saisie de ce champs n'est possible que si vous avez indiqué un nom
de champs dans la zone de saisie CHAMPS ANTI DOUBLON 1.
Cette zone de saisie sert à indiquer un deuxième champs au logiciel,
dans le cas ou le doublon concerne deux champs dans la clé d'index.
Avec compteur
Si Oui, un compteur attribuera un nouveau numéro au champs concerné.
Les zones de saisie nommées COMPTEUR, CHAMPS COMPTEUR
et CLE COMPTEUR ne sont pas accessibles si vous indiquez Non ici.
Compteur
Etat du compteur avant exportation/importation (0 pour partir de 1 à 999999999).
NOTE : avant toute importation, vérifiez le numéro de la dernière fiche
enregistrée (le numéro étant le contenu du champs indiqué dans CHAMPS
COMPTEUR), puis indiquez le ici : les nouvelles fiches auront alors toutes
un numéro supérieur aux fiches enregistrées (dernier numéro + 1).
Champs compteur
Nom du champs contenant un numéro unique pour chaque fiche (F2 = guide champs).
Nom du champs contenant le numéro de chaque fiche,
si chaque fiche contient un numéro qui lui est propre.
Clé compteur
Clé contenant le champs Compteur (F2 guide clés d'index, F3 guide champs).
Clé de l'index utilisé pour le tri sur le champs indiqué
dans CHAMPS COMPTEUR. La clé doit commencer par ce champs.
Format de données
Format du fichier à exporter ou importer (F2 guide formats de données).
Les fichiers créés lors de l'exportation peuvent avoir différents formats.
Selon le format, les données ne sont pas écrites de la même façon dans
le fichier cible, et le fichier cible est lui-même d'un format différent.
Chaque format est identifié par une lettre de l'alphabet :
A - Texte délimité
B - Texte non délimité
C - DBASE III (index .NDX)
D - DBASE IV (index .MDX)
E - FOXPRO II (index .CDX)
F - CLIPPER (index .NTX)
G - Texte délimité avec tabulation
Les formats A, B et G sont les plus souvent reconnus. Tous les logiciels
(ou presque) permettant d'exporter des données peuvent le faire
dans un fichier texte dans lequel chaque ligne contient une fiche
(appelée aussi formulaire) de votre base de données.
Le format G par exemple peut être utilisé pour importer ou exporter des fiches
depuis ou vers Excel, qui supporte ce format (voir dans "Autres formats"
sous Excel car ce n'est pas le format par défaut).
Lignes d'en-tête
Nombre de lignes utilisées pour les noms des champs dans le fichier à importer.
Ce champs permet d'indiquer au logiciel de ne pas traiter la ou les premières
lignes comme des données à importer car ces lignes contiennent les noms
des champs contenus dans le fichier.
Vous ne pouvez pas modifier la valeur de ce champs si le format de données
n'est pas le format A ou le format B (texte).
Format dates
Format de dates pour conversion si nécessaire (F2 = guide).
Le séparateur entre le jour, le mois et l'année est le caractère '/', '-', '.' ou aucun
pour le format Système.
Formats disponibles :
AM - AMERICAIN = MM/JJ/AAAA
AN - ANSI = AAAA/MM/JJ
FR - FRANCAIS = JJ/MM/AAAA
AN - ANGLAIS = JJ/MM/AAAA
GR - ALLEMAND = JJ.MM.AAAA
IT - ITALIEN = JJ-MM-AAAA
JA - JAPONAIS = AAAA.MM.JJ
US - USA = MM-JJ-AAAA
SY - SYSTEME "AAAAMMJJ" (chaine de caractères)
Description des formats : JJ = le jour, MM = le mois, AAAA = l'année. Si dans la zone
nommée AVEC SIECLES vous répondez NON, l'année ne contient que deux chiffres
(AA au lieu de AAAA), sauf pour le format SY qui reste inchangé.
Avec siècles
Si Oui, le siècle sera inclus dans l'année (ex : 01/01/1996 au lieu de 01/01/96).
Conversion ASCII-ANSI
Si Oui, toutes les données seront converties.
Toutes les données exportées seront converties au format ANSI,
et toutes les données importées seront converties au format ASCII,
si vous indiquez Oui dans ce champs.
En général :
- si le logiciel avec lequel vous voulez partager vos données est un logiciel
fonctionnant sous DOS, indiquez Non.
- si ce logiciel fonctionne exclusivement sous Windows, indiquer Oui.
- si des caractères sont différents après leur exportation
ou leur importation, inverser la valeur courante puis recommencer.
Les applications dans lesquelles est prévue l'exportation de données, utilisent
souvent le mot Encodage pour définir ce que vous pouvez paramétrer ici.
Vous avez toujours le choix d'encoder en ANSI. Si vous avez fait ce choix,
indiquez Oui dans le champs présent.
Séparateur de champs
Indiquez le caractère de séparation entre les champs (généralement la virgule).
Si le format n'est pas un format 'Texte délimité', ce champs reste vide
et ne peut pas être modifié.
Code ascii
Code ascii du séparateur de champs, si inférieur à 32 (de 0 à 255).
Si le "caractère" est un code spécial (code ascii 0 à 31),
vous ne pouvez pas l'indiquer dans SEPARATEUR DE CHAMPS car les zones
de saisies ne peuvent pas enregistrer ces caractères qui sont utilisés
à d'autres fins (codes de contrôle et autres).
Ce champs vous permet d'indiquer n'importe quel code en donnant
son numéro ascii à la place du caractère ou symbole qu'il représente.
Exemple : pour que les séparateurs soient des tabulations, entrez
le chiffre 9.
Exporté le
Date de la dernière exportation effectuée avec ce masque.
Ce champs est mis à jour automatiquement.
Importé le
Date de la dernière importation effectuée avec ce masque.
Ce champs est mis à jour automatiquement.
Copié le
Ce champs est mis à jour automatiquement.
Masque supprimable
Si non, l'utilisateur ne pourra pas supprimer cette fiche.
Ce champs sert à empêcher la suppression malencontreuse d'un masque.
Réservé
Si oui, l'utilisateur ne peut pas utiliser ce masque depuis la présente fonction.
Dans ce cas ce masque est réservé pour utilisation par une autre fonction du logiciel.
C'est le cas de tous les masques trop spécifiques pour être utilisables par la présente fonction.
Voir (ou renseigner) le champs Remarques de la même fiche pour plus de détails.
Date M.A.J.
Ce champs est mis à jour automatiquement : il contient la date
de la dernière mise à jour de la fiche masque d'exportation et importation en cours.
Heure
Ce champs est mis à jour automatiquement : il contient l'heure
de la dernière mise à jour de la fiche masque d'exportation et importation en cours.
Fiche masque d'exportation et importation - page 2
Description des champs - page 2
Paramètres des champs
Entrer les champs à exporter, importer ou copier.
Cette zone de saisie est un tableau dans lequel chaque ligne contient
les paramètres utiles à l'exportation ou à l'importation d'un champs.
Logiciel exportera ou importera autant de champs que de lignes
présentes dans ce tableau.
Lors de la création d'un masque d'exportation / importation, le logiciel
remplit les valeurs par défaut pour tous les champs présents dans la base,
si celle-ci existe. Vous pourrez après ajuster ces valeurs si besoin,
en appuyant sur la touche F5 (Modification) devant la deuxième page
de la fiche, puis en enregitrant chaque paramètre comme indiqué ci-dessous.
PARAMETRAGE DES COLONNES DU TABLEAU
1 - NUMERO : vous pouvez ajouter chaque champs dans l'ordre désiré
et en insérer ensuite à n'importe quel emplacement.
2 - CHAMPS : nom du champs (ou code champs), nécessaire au logiciel.
3 - INTITULE du champs (ou nom usuel).
4 - ACOLLADES : Oui ou Non, pour mettre des délimiteurs en début
et fin de chaines ("), avant et après le séparateur de champs.
5 - ESP : avec ou sans espaces vides non significatifs en fin de chaine.
6 - ALIGNEM. D.: Oui ou Non, pour aligner à droite la chaine (si espaces
restants à droite en fin de chaine).
7 - FORMAT : cette colonne permet d'indiquer le format sous lequel
le champs est exporté/importé. Les paramètres enregistrables ici
dépendent du type de champs (*) :
Type Numérique : vous pouvez saisir ici 2 nombres séparés
par une virgule, le premier nombre étant la largeur totale
du champs et le deuxième étant le nombre éventuel de décimales.
Type Date : si .T. est contenu dans la colonne Format, le logiciel
supprimera les barres, traits ou points de séparation entre
les jours, les mois et les années.
Type logique : vous pouvez remplacer la valeur Oui par un caractère
et la valeur Non par un autre caractère, en séparant les deux
caractères par une virgule, le premier caractère correspondant
à la valeur Oui et le deuxième à la valeur Non.
(*) sauf pour le format de fichier "Texte non délimité", pour lequel
le contenu doit être la taille du champs concerné (en caractères).
Exemples : 15 indique une largeur de 15 caractères ; 12,3 indique
une largeur de 12 caractères avec 3 chiffres derrière la virgule
(champs numériques uniquement).
Fiche masque d'exportation et importation - page 3
Description des champs - page 3
Remarques
Remarques concernant l'utilisation prévue de ce masque.
Navigation devant la fiche masque d'exportation et importation
Pour effacer la fiche à l'écran et retourner dans la liste.
Pour chercher un masque d'exportation et importation.
Vous pouvez trier la base en changeant son index actif (touche <F2>
devant la liste) et trouver instantanément un masque d'exportation et importation
si vous entrez l'information clé de l'index actif (voir <F2> : Index)
Pour ajouter un nouveau masque d'exportation et importation.
Pour modifier la présente page de la fiche du masque d'exportation et importation en cours.
Pour supprimer la fiche du masque d'exportation et importation en cours.
Pour passer sur la fiche du masque d'exportation et importation précédent.
La fiche précédente dépend de l'index actif.
Pour passer sur la fiche du masque d'exportation et importation suivant.
La fiche suivante dépend de l'index actif.
Pour DUPLIQUER la fiche du masque d'exportation et importation en cours.
Cette option sert à exporter un fichier de données.
Le contenu du fichier concerné est exporté
conformément au paramètrage de la fiche courante.
Cette option sert à importer un fichier de données.
Le contenu du fichier concerné est importé
conformément au paramètrage de la fiche courante.
Cette option sert à copier un fichier de données d'une autre
société dans le même fichier de la société courante.
Le contenu du fichier concerné est copié conformément
au paramètrage de la fiche en cours.
Seuls les fichiers dont un exemplaire existe pour chaque société
peuvent être utilisés à cette fin, les autres fichiers étant
présents en un seul exemplaire...
Pour afficher la page précédente de la fiche en cours.
Pour afficher la page suivante de la fiche en cours.
Chaque fiche masque d'exportation et importation contient 3 pages.